ChatGPTでミーティングの議事録テンプレートを作成するプロンプトをいくつか紹介します。
コピペで使える具体的な指示書と例文を記載しているのでぜひお試しください。
使用するプロンプト
ChatGPTに会議の議事録作成をサポートしてもらうためのプロンプトテンプレートは以下です。
〇〇〇〇ミーティングでは、〇〇〇〇と〇〇〇〇についてディスカッションします。〇〇〇〇と〇〇〇〇を明確に記録するための議事録フォーマットや要点を教えてください。〇〇〇〇では、〇〇〇〇や〇〇〇〇を確認します。各メンバーからの簡単なアップデートを効果的に議事録にまとめる方法やフォーマットを提案してください。〇〇〇〇では、〇〇チームが〇〇〇〇、〇〇〇〇および〇〇〇〇について話し合います。〇〇〇〇や〇〇〇〇を効率よく議事録にまとめるためのアドバイスやテンプレートを提供してください。〇〇〇〇の箇所に具体的なミーティング内容を入れて使ってみてください。
以下、実際のプロンプト例です。
＜月末の振り返りミーティングの議事録を作成する＞
月末の振り返りミーティングでは、チームがその月の成功と課題についてディスカッションします。反省点と学び、さらに次の月のアクションプランを明確に記録するための議事録フォーマットや要点を教えてください。＜毎日の朝会の議事録を作成する＞
毎日の社内朝会では、プロジェクトの進捗やチームの状況を確認します。各メンバーからの簡単なアップデートを効果的に議事録にまとめる方法やフォーマットを提案してください。＜週次の開発ミーティングの議事録を作成する＞
毎週水曜日の開発定例ミーティングでは、開発チームが進捗、ブロック要因、および次のステップについて話し合います。技術的な議論や複数のプロジェクトにわたるアップデートを効率よく議事録にまとめるためのアドバイスやテンプレートを提供してください。ChatGPTによる回答
上記のテンプレートでChatGPTに回答を求めると、それぞれのミーティングタイプ（毎日の朝会、月末の振り返りミーティング）に対して効果的な議事録を作成するためのフォーマットを生成してくれました。
毎日の朝会の議事録を作成する
以下、ChatGPTが提案してくれた朝会ミーティングの議事録フォーマットです。
1. 基本情報
- 日時: [日付]
- 出席者: [名前または役職名]
- 不在者: [名前または役職名]
2.プロジェクト進捗
（各プロジェクトやタスクごとに以下の内容を記述します）
- プロジェクト名:
- 担当者:
- 状況更新:
- 完了したタスク
- 進行中のタスク
- 来週の目標
- 課題/問題点: [特にメンションがあれば記載]
3.メンバーのアップデート
- メンバー名:
- 業務の進捗: [簡潔なアップデート]
- フィードバック/提案: [あれば記述]
- 必要なサポート: [あれば記述]
4.アクションアイテム
- タスク: [簡単な説明]
- 担当者:
- 期限:
5.閉会の言葉
- 次回ミーティング日: [日付]
- その他のアナウンス: [重要な通知があれば記述]
6.関連ドキュメント/リンク
- [関連するファイルやリンクを挿入]
このフォーマットはフレキシブルであり、チームのニーズや特定のプロジェクトの要件に合わせて調整可能です。また、オンラインツールを使用して、このフォーマットをテンプレート化し、毎日の議事録の作成をさらに効率化することもおすすめします。
月末の振り返りミーティングの議事録を作成する
以下、ChatGPTが提案してくれた月末開催の振り返りミーティングの議事録フォーマットです。
1. ミーティング詳細
- 日時： [日付]
- 出席者： [名前リスト]
- 不在者： [名前リスト]
2. 月の振り返り
- 目標と結果：
- [目標]
- [実績]
- [達成度とコメント]
- 成功事例の共有：
- 事例名：
- 概要：
- 成功のポイント：
- 貢献したメンバーや手法：
- 事例名：
- 課題と反省：
- 課題名：
- 概要：
- 原因：
- 改善点：
- 課題名：
3. フィードバックと学び
（各メンバーからのフィードバックと学びを記録）
- メンバー名：
- フィードバック：
- この月の学び：
4. 来月のアクションプラン
- 全体の目標： [来月の目標]
- アクションアイテム：
- アクション： [説明]
- 担当者： [名前]
- 期限： [日付]
- 成功基準： [定義]
5. 閉会
- 次回ミーティング日： [日付]
- その他のアナウンス： [通知事項]
6. 参考ドキュメント
- [関連するドキュメントやリンク]
このフォーマットは振り返りミーティングの進行をスムーズにし、議論を構造化する手助けをします。また、ドキュメント化した議事録は、チームが過去のアクションと結果を参照し、持続的な改善を図る材料ともなります。